I- HİBE SÖZLEŞMESİNİN AKDEDİLMESİ
Hibe sözleşmesi nasıl akdedilir?
Başvurusu kabul edilen teklif sahipleri, kendilerine yapılan bildirimi takip eden onbeş iş günü içerisinde il müdürlükleri tarafından hibe sözleşmesini imzalamak zorundadır. Hibe sözleşmesi, il müdürlükleri ile hibe başvurusunda bulunan yatırım sahipleri arasında akdedilir.
Hibe sözleşmesi içerik ve formatı Bakanlık tarafından yayımlanan uygulama rehberinde tüm taraflara önceden duyurulur.
Hibe sözleşmesi, il müdürlüğü ve başvuru sahipleri arasında davet yazısında belirtilen süre içerisinde üç adet olarak akdedilir. Hibe sözleşmesinin taraflarca imzalanmış bir adedi, il müdürlüğü tarafından Kırsal Kalkınma Merkez Yürütme Birimine gönderilir. Hibe sözleşmesinin bir adedi il müdürlüğü, bir adedi de proje sahibi tarafından muhafaza edilir.
Başvuru sahiplerinin hibe kaynaklarından yararlanabilmesi için hibe sözleşmesini imzalaması önkoşuldur.
Hibe sözleşmesi içerik ve formatı bu uygulama rehberinde verilmektedir. Tarafların yetki ve sorumluluklarını, uygulamaya yönelik esasları açıklayan bu dokümanın programın her aşamasında dikkate alınarak yatırımcıların kararlarını vermeleri yararlı olacaktır.
Hibe sözleşmesinin ana ek dokümanı, başvuru sahibi tarafından hazırlanarak sunulmuş olan başvuru formu ve eki olan dokümanlardır.
Kendilerine yapılan bildirimi takip eden üç ay içerisinde il müdürlükleri ile hibe sözleşmesi imzalamayan yatırımcıların hibe başvuruları ve bunlara ilşkin değerlendirme sonuçları iptal edilir.
Mal alımlarında dikkat edilecek hususlar nelerdir?
Yüklenicilerle yapılacak sözleşmelerde fiyatların kesin ve sabit olacağı belirtilir ve sözleşmenin uygulanması sırasında herhangi bir ayarlamaya tabi tutulmaz.
Yükleniciler ile yapılacak uygulama sözleşme tutarları (KDV dahil/KDV hariç) kesinlikle o işe ait olarak belirtilmiş mal alım tutarını aşamaz.
Proje kapsamında yüklenicilerle yapılacak sözleşmeler ve bunlara ait ödemeler, Yeni Türk Lirası (YTL) olarak yapılır.
Yatırımcılar tarafından hibe başvuru aşamasında program kapsamında alınması planlanan mal ve ekipmanları fiyatlarının tespiti amacıyla yapılmış olan fiyat araştırmalarının (fiyat listeleri, proforma faturalar
vb.) sorumluluğu tamamen yatırımcılara aittir.
Ayrıca, başvurular ve ekindeki bütçe tablolarında belirtilen gider tutarları ile ilgili açıklamalarda firma isimleri kesinlikle belirtilmez. Firma ismi zikredilmiş bütçe tabloları ve/veya başvuru formları ile proforma fatura eklenmiş başvurular değerlendirmeye alınmaz.
Ayrıca, satın alma el kitabında da açıklandığı üzere hibe sözleşmesi akdedilmesinden sonra gerçekleştirilen satın alımlarda bu belgeler teklif olarak kullanılamaz. Satın alıma yönelik tüm işlemler bu el kitabında belirtilen usul ve esaslar doğrultusunda hibe sözleşmesi akdedildikten sonra başlatılır ve gerçekleştirilir.
Hibe desteğinin nihai tutarı nasıl hesaplanır?
Hibenin azami miktarı hibe sözleşmesinde gösterilecek ve hibe başvurusunda önerilen bütçeye dayanacaktır. Hibe sözleşmesinde yer alan azami tutar üst limit niteliğindedir. Hibenin nihai tutarı, fiili satın alımlar ve tahakkuklar sonrasında ortaya çıkar.
Hibe sözleşmesi kapsamında yapılacak hibe ödemelerinin hesaplanması ve ödenmesi uygulamasında, T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru esas alınır. Nihai proje tutarı projenin tamamlanmasını ve nihai hesapların ibrazını takiben belirlenmiş olur.
Hibe miktarları, bu Uygulama rehberinde belirtilen tutar ve oranları kesinlikle aşamaz.
Hibe desteği, grup başvurularında bulunan tüzel kişilerden KDV iadesi alanların yatırımlarında KDV hariç, diğer tüm yatırımlarda KDV dahil toplam gider üzerinden hesaplanır.
Hibe desteği kapsamında yatırımcıların iş ve hizmet aldığı yüklenicilere aracı banka vasıtasıyla yapılacak ödemeler YTL olarak aktarılır ve takip edilir. Ancak, İkraz Anlaşması gereği olan hibe desteği üst limit kısıtları ABD doları olarak takip edileceğinden, YTL ödemelerin dolara çevrilmesinde TCMB nezdinde açılmış bulunan özel hesaptan aracı bankaya para transferi sırasındaki döviz kuru alınarak, her bir yatırım için yapılan kullanımlar dolar bazında KKMYB tarafından izlenir. Bu izleme sonucunda, ödenecek dolar tutarının üst limiti aşması durumunda, hibe sözleşmesine esas YTL tutarın altında YTL kullanımını öngörüyor ise de ödeme buna göre yapılır.
J- PROJE UYGULAMASI
Uygulamaları nasıl başlar?
Yatırımcılar, hibe sözleşmesi akdinden sonra, teklif ve kabul edilen mal alımına yönelik satın alım işlemlerine hibe sözleşmesi hükümlerine uygun olarak başlar.
Uygulamaları nasıl izlenir?
Yatırımların kontrolü, izlenmesi ve değerlendirilmesi proje kapsamındaki iller bünyesindeki, il proje yürütme birimlerince yürütülür,
Yatırımların uygulanması, Kırsal Kalkınma Merkez Yürütme Birimi, Bakanlık veya bu birimlerce görevlendirilecek elemanlar tarafından izlenir.
Satın alımların hibe sözleşmesi hükümlerine uygun olarak yürütülmediğinin tespiti halinde, yatırımcılara yedi iş günü içerisinde uygulamaların hibe sözleşmesi hükümlerine uygun olarak yürütülmesi konusunda il müdürlüğü tarafından bir ihtar yazısı yazılır ve konu hakkında Kırsal Kalkınma Merkez Yürütme Birimi en geç beş işgünü içerisinde bilgilendirilir.
Yazının karşı tarafa tebliğ tarihini izleyen yirmi iş günü içerisinde satın alımların hibe sözleşmesi hükümlerine uygun olarak yürütülmeye başlandığının tespit edilmemesi halinde, hibe sözleşmesi fesih süreci il müdürlüğü tarafından başlatılır ve yatırımcı ile Bakanlık yazılı olarak bilgilendirilir.
Uygulama sözleşmeleri ve satın alımlar nedir ve nasıl yapılır?
Yatırımcılar tarafından, proje kapsamında satın alınacak ve hibe desteği verilecek tüm makine ve ekipman alımları yüklenicilerle yapılacak uygulama sözleşmeleri kapsamında sağlanır.
Yatırımcılar, ihale sürecinde yapacakları her türlü mal satınalma ihalelerinde, 13/7/2001 tarihli ve 24461 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan ve 17/3/2005 ile …/ …/ 200 tarihlerinde değişiklik yapılan 4631-TU numaralı İkraz Anlaşması ile Dünya Bankası tarafından yayınlanan "IBRD İkrazları ve IDA Kredileri Kapsamında Satınalma Kılavuz"larında ve Bakanlık tarafından yayınlanan satın alma el kitabında belirtilen kurallara uygun hareket ederler.
Mal alım tutarının 15.000YTL nin altında olduğu durumlarda, yatırımcı piyasa rayiçleri içinde kalmak ve hibe başvurusunda belirtilen ve uygun görüş verilen mal bedelini aşmamak kaydıyla tek bir yükleniciden teklif alabilir.
Mal alım tutarının 15.000 YTL nin üstünde olduğu durumlarda;
a) Yerel bir gazetede ilan verilmesi durumunda, yeterlilik koşullarını sağlayan geçerli bir teklif alınması,
b) Davet usulü teklif alınması durumunda ise, en az 3 teklif alınması ve yeterlilik koşullarını sağlayan geçerli teklif sahibiyle uygulama sözleşmesi yapılması gerekir.
Ticari teamüller kapsamında bu Uygulama rehberinde belirlenen kurallara göre yapılacak mal alımlarının, satın alma usul ve esaslarına ilişkin ayrıntılar örnek dokümanlar Bakanlık tarafından yayınlanacak satın alma elkitabı ve/veya broşürde belirtilir.
Başvuru sahipleri ve ortakları tarafından sürekli çalıştırılan veya düzenli ya da dönüşümlü olarak işe alınmış kişiler, kamu çalışanları, kamu kurumları ile kamu tüzel kişiliğine haiz kuruluşlar bu kapsamda yüklenici olamaz.
Mal alımı kapsamında yüklenicilerle yapılacak uygulama sözleşmeleri ve bunlara ait ödemeler, Yeni Türk Lirası olarak yapılır.
Yüklenicilerle yapılacak sözleşmelerde fiyatların kesin ve sabit olacağı belirtilir ve sözleşmenin uygulanması sırasında herhangi bir ayarlamaya tabi tutulmaz.
Satın alım dokümanlarının il proje yürütme birimi ve/veya Kırsal Kalkınma Merkez Yürütme Birimi tarafından yapılan incelemesinde, işlemlerin uygun bulunmaması durumunda, proje sahibi satın alım işlemini uyarılar doğrultusunda yeniler.
Yatırımcılar, onay yazısının kendilerine tebliğinden sonra, yüklenicilere gönderilen sipariş mektubu ile imzalanan sözleşmelerin aslı ve iki suretini, il müdürlükleri bünyesindeki il proje yürütme birimlerine ilgili sözleşmeler imzalandıktan sonra en geç on iş günü içinde teslim eder. Belgelerin suretlerinin aslına uygunluğu onaylandıktan sonra belgelerin asılları başvuru sahiplerine iade edilir.
İhale ile ilgili tüm belgeler, ihale sürecinin Dünya Bankası kurallarına uygun olarak yapıldığını belirten bir yazı ile birlikte istenmesi durumunda, sonradan inceleme amacıyla, il proje yürütme birimleri tarafından Kırsal Kalkınma Merkez Yürütme Birimine gönderilir.
Ayrıca, yatırımcılar tarafından gerçekleştirilen ve ön incelemesi yapılmayan tüm satın alım dökumanları Kırsal Kalkınma Merkez Yürütme Birimi, Bakanlık ve bunlar tarafından görevlendirilecek kişiler tarafından yerinde de sonradan incelenir.
Bakanlık tarafından yayınlanacak satın alma el kitabı, Köy Bazlı Katılımcı Yatırım Programı kapsamında yapılacak ve hibe desteği verilecek tüm satın alımlara ilişkin usul ve esasları ayrıntılı olarak ve bu süreçte kullanılması gereken örnek dökümanları da içerecek şekilde hazırlanarak tüm yatırımcılara ve ilgi gruplarına dağıtılır.
Yatırımcıların hibe başvuruları hazırlık aşamasında, satın alma usul ve esasları konusunda mutlaka bilgi sahibi olmaları ve başvuru kararları ile iş planlamalarını bu bilgiler ışığında yapmaları yararlı olacaktır.
Yatırımcılarca, hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra uygulamaya yönelik olarak hibe desteği kapsamında yapılacak her türlü makine ve ekipman satınalma ihalelerinde, yürürlükteki ilgili Kamu İhale Kanunu ve yönetmeliklerine uyma zorunluğu bulunmamaktadır.
Ancak, belirtilen satın alma usul ve esasları dışında kalan hususlar konusunda, yatırımcılar ilgili geçerli yürürlükte olan ulusal kanun, yönetmelik gibi belgelerde belirtilen yükümlülüklerini (vergi, sosyal güvenlik, değişik amaçlı komisyon oluşturulması, belgeler düzenlenmesi
vb.) bu belgeler doğrultusunda yerine getireceklerdir.