Merak edenler için Lojistik Merkezinde yürüyen tasnif sürecini kısaca özetliyeyim.
Öncelikle sürecin planlamasından başlamak gerek.
Geçerli talepleri tesbit ettikten sonra, öncelikle her bir talep kaydına bir seri numarası verilir. Bu seri numarası etiketlerde hem barkod hem de hemen altında görünen numaradır. Her bir seri numarasının talep kayıtlarında bir karşılığı var. (
örn: 5 yıl öncesine ait bir seri numarasının hangi paylaşımcının paylaştığı hangi tohumun kimin talebi olduğunu, bunun karşılanıp karşılanmamış olduğunu söyleyebilirim)
Tasnif sürecinin hatasız ve yönetilebilir şekilde yürüyebilmesi için, toplam geçerli talep sayısı, talepte bulunan farklı kişi sayısına göre, açılan paylaşımcı paketlerinin önceden hazırlanmış, numarası belli, içine hangi poşetlerin konacağı önceden planlanmış kutulara dağıtılması sağlanır. Bunu yapmadan önce de paketteki her bir poşetin barkod numarası okuyucu ile okutulup, paylaşımcının hangi etiketi fiilen gönderdiği de tesbit edilir.
Kutu planlamasında, her bir kutuya ortalama 4-5 talep edene ait poşetlerin konması gözetilir. Planlama yapılırken, kullanıcı adı aynı harf ile başlayan iki talepçinin poşetlerine mutlaka farklı kutu numaraları verilir. Her bir kutuda ortalama 200-300 arası poşet konması da planlama yapılırken gözetilir.
Buradaki amaç, tasnif işini yönetilebilir durumda tutmak ve hata olasılığını azaltmaktır.
örneğin, halcur ve hcorak, binlerce poşetin ayrıştırılması sırasında kolayca karıştırılabilecek kullanıcı isimleridir. Bu iki kullanıcıya ait etiketlerin mutlaka farklı kutulara yönlendirilmesi gerekir.
Paylaşımcılardan gelen tüm paketler birer birer açılıp, içindeki tüm poşetler kayda alındıktan sonra kutu numaralarına göre kutulara dağıtıldığında, tüm tohum poşetleri (bu etkinlik için) 24 adet kutuya dağıtılmış, her bir kutuda sadece 4-5 talep edene ait poşetler dağıtılmış olunur.
Sonraki aşamada, her bir kutu teker teker, önceden hazırlanmış (adresleri yapıştırılmış) zarflara dağıtılır. Bu noktada, ele alınan bir kutuda sadece 4-5 kişiye ait poşetlerin olduğunu ve dolayısıyla sadece 4-5 adet zarfa dağıtılacağını belirtmek gerekir.
Bir kutu bittiğinde o kutuda poşetleri bulunan 4-5 talep edene ait poşetlerin zarflarına konması da bitmiş olur. Zarflar, ağızları yapıştırılmaksızın o kutunun içine konur ve bir sonraki kutuya geçilir.
Tohumların önce kutulara dağıtılması, sonradan da kutulardan zarflara dağıtılması sürecin kalbini oluşturuyor.
Bu yüzden kutu sayısı, hangi kutuya kimlere ait poşetlerin konacağı, her bir kutudaki talep eden sayısı ve o kutudaki beklenen poşet sayısı çok önem kazanıyor. Bu işin problemsiz yürümesi için pek çok liste, kontrol listesi
vb. önceden hazırlanarak lojistik merkezine gönderiliyor.
Tüm kutular bu şekilde bittikten sonra (ki bu yıl için 24 adet kutu ve 124 adet zarf, 4000'den fazla poşet var), kutularda ağızları açık olarak bekleyen, üzerlerine adres etiketleri önceden yapıştırılmış zarflarda bir dizi son kontrol yapılır. Okutulan barkod kayıtları da veritabanında talep kayıtlarıyla eşlenir. Herhangi bir problem görülmez ise zarflar kapatılır ve kargoya verilir.