Geçen seneki etkinliğin sistemi tamamen farklıydı. Paylaşımcı üyeler paylaşacakları tohumları talep durumlarını bilmeden göndermiş, bazı tohumlara fazla talep olduğunda da isteyen herkese gönderilememişti. Bunun üzerine talep karşılamada tohum paylaşımcılarına öncelik sağlayan bir yazılım kullanarak dağıtım planı yapmaya çalışmıştık.
Buna göre
90 üyemize
3387 tohum paketi gönderilmesi öngörülmüştü. Her ne kadar sonradan aldığımız geri bildirimlerden, fiili dağıtım esnasında, yayınlanan dağıtım listesinde dağıtılması ön görülen bazı tohumların dağıtılmadığı bildirilmiş ise de, çok aşırı bir sapma olmamış olmasını ümit ediyoruz.
Geçen hafta itibarıyla bu rakamlar
173 üyenin
3519 talebi şeklindeydi. Bu hafta bu sayıların yükseldiğini izledik.
Bir çok mahzuru ve riski başından itibaren yok etmek üzere bu yıl sistemi tamamen değiştirdik.
- Bu yıl, Haziran başında paylaşıma sunulacak tohum tanıtımlarıyla süreci başlattık. Tanıtımlarda, her bir tohum hakkında yeterli bilginin verildiği, resimleriyle desteklenmiş bir tohum katalogu oluşturmaya çalıştık.
- Ağaçlar.net alt yapısında tohum tanıtımlarının yapıldığı forum bölümünde teknik değişiklikler gerçekleştirip, "beğen" tuşunun fonksiyonunu "taleplerime ekle" şeklinde değiştirip, tohum talebinde bulunanların (at sepete gibi) sadece bir tuşa basmasıyla taleplerini kaydedebilmelerini sağladık. Böylelikle ayrıca talep listeleri vb. gibi şeyler hazırlamaya gerek olmadan talepler kayda geçebiliyor.
- Tohumlar tanıtılmaya başlar başlamaz talep süreci de başladı. Böylelikle paylaşımcı üyenin, daha mevsimin başında gelen talep yoğunluğuna göre tohum alma sürecini dengeleme fırsatı oldu. Belki mevsim sonunda gelen hesaplanmamış talepler için sorun olabilir.
- Ne tohum kayıtları, ne de talep kayıtlarında sonradan bir listeye bakarak, ya da kopyala yapıştır ile liste oluşturma vs. gereksinimi kalmadı. Her türlü kaydı hiç bir ilave ya da değişiklik yapmadan doğrudan agaclar.net alt yapısından otomatik alıyor ve etkinlik için hazırladığımız ayrı bir veri tabanına otomatik aktarıyoruz.
- Veritabanındaki tohum ve talep kayıtlarını herkesin erişip inceleyebileceği tablolara aktarıp yayınlıyoruz (bu tablolar sadece veritabanı kayıtlarının bir anki durumlarını gösterirler).
- Sadece, talepte bulunan üyelerimizin kargo bilgilerini ayrıca kendilerinden isteyeceğiz. İsim, adres, telefon numarası gibi kişisel bilgi kategorisine giren, başka amaçlar için kullanımı kanunen de yasak olan bu bilgiyi adres etiketleri hazırlandıktan sonra tekrar kullanılmamak üzere imha edeceğiz.
- Etiketleme standartlarımızı başından belirledik. Paylaşımcı üyelerimizin tohum paketçiklerine koyacakları etiketleri standart bir şekilde, tek elden hazırlayıp vereceğiz.
- Bu yıl da tüm talepler %100 karşılanacak diye bir şey yok. Fakat bir farkla. Bu yıl agaclar.net adına hiç kimse hangi talebin karşılanıp hangisinin karşılanmayacağı şeklinde, otomatik bile olsa bir insiyatif kullanmayacak.
- Talep karşılamada tüm insiyatif bizzat tohum sahibinindir. Herhangi bir sebeple tohumun talebe yetersiz olması, ya da başka bir sebeple bazı taleplerin karşılanamaması durumunda tek karar verici tohum sahibir.
- Ağaçlar.net, tüm talepler eksiksiz karşılanacak şekilde etiketleri hazırlayıp paylaşımcı üyelerimize iletecektir.
- Tohumlar paylaşımcı üyeler tarafından kişiye özel etiketlerle poşetlere konup gönderildiğinden lojistik merkezi (tohumların tek noktada toplanıp talep sahipleri için tasnif edildiği ve kargoya verildiği merkez) hiç bir şekilde tohum poşetlerini açmayacak, tohumlara dokunmayacaktır. Böyle bir gereksinim kalmamıştır.
- Lojistik merkezinde yapılacak işlem çok standart hale getirilmiş olup, etiketli poşetleri talep sahiplerinin zarflarına dağıtıp kargoya vermekten ibarettir.
- Etkinlik sonunda, "etkinlikten arda kalan tohumlar" gibi bir kavram yok edilmiştir. Lojistik merkezinde talepçisine gönderilmemiş tek bir tohum poşeti dahi kalmayacaktır.
Etkinlik prensiplerinde detaylı olarak yazılan bu özellikleri özetledikten sonra dikkatimi çeken bir kaç şeyi de belirtmek isterim.
Geçen yıl önemli sayıda ve çok talep edilen tohum çeşitlerini paylaşan üyelerimiz bu yıl da aynı paylaşımcılıklarını gösteriyorlar. Kendilerine teşekkür ediyoruz.
Paylaşılan tohum çeşitlerine baktığımızda, sistemin değişmesinin de yardımıyla paylaşılan her bir tohum hakkında olabildiğince detaylı bilgiye sahibiz. Gerçekten az bulunur, yetiştirmekten keyif alacağımız nadide tohumlar paylaşıma sunuldu.
Geçen yılki dağıtım listesini incelediğimde, önemli miktarda tohum çeşidi aldığı (
kayıtlara göre) görünen bazı üyelerimizin bu yılki etkinliğe paylaşımcı olarak katılmadıklarını görüyoruz. Oysa (
özellikle tohum paylaşmadan talepte bulunan üyelerimizin) aldıkları tohumları yetiştirip bu yıl paylaşımcı olacaklarına dair beklentimiz vardı. Acaba aldıkları tohumları yetiştiremediler mi? Bizlere ışık tutabilecek şekilde deneyimlerini aktarabilirlerse bu yıl ve sonraki yılların etkinlikleri için fikir verici olabilir.
Aynı şekilde tohum paylaşmadıkları halde hem geçen yıl hem de bu yıl talepte bulunan üye arkadaşlarımız da olduğunu görüyorum. Onların deneyimlerini özellikle merak ettiğimi belitmeliyim.